KVKK Aydınlatma Metni

1. Rollerin ayrımı — bu metin kimin için

PerplusAccess, kurum ve işletmelere (“Firma”) sunulan bir geçiş kontrol yazılımıdır. Sistemde tutulan personel, ziyaretçi ve geçiş verileri bakımından veri sorumlusu Firma’dır; Önder Zaman Kontrol ve Güvenlik Sistemleri veri işleyen sıfatıyla hareket eder ve veriyi yalnızca Firma’nın talimatıyla işler.

Bu metin, Önder Zaman’ın veri işleyen sıfatıyla yaptığı işlemeyi şeffaf biçimde anlatır. Personelin ve ziyaretçilerin aydınlatılması yükümlülüğü Firma’ya aittir; Firma kendi aydınlatma metnini hazırlarken buradaki bilgileri kullanabilir.

Firma’nın sözleşme muhataplarına ve yetkililerine ait veriler bakımından ise Önder Zaman veri sorumlusudur.

2. İşlenen kişisel veriler

Sistemde kişinin fotoğrafı, T.C. kimlik numarası, adresi, sağlık bilgisi veya biyometrik verisi tutulmaz. Bu alanlar veri modelinde bulunmaz.

3. Geçiş kayıtları hakkında

Geçiş kaydı, bir kişinin hangi kapıdan hangi saatte geçtiğini, ya da geçmeye çalışıp reddedildiğini gösterir. Bu nedenle:

• Kayıtları yalnızca Firma’nın sayfa ve şube yetkisi verdiği panel kullanıcıları görebilir.
• Kişi, kişi portalından ve mobil uygulamadan yalnızca kendi geçiş geçmişini görür.
• Sisteme tanımlı olmayan bir kartın okutulması, kart numarasıyla birlikte reddedilen geçiş olarak kaydedilir; bu kayıt bir kişiyle ilişkilendirilmez.
• Mobil uygulama konum bilgisi toplamaz; QR ile geçişte kaydedilen yer, QR’ın okutulduğu kapıdır.

4. İşleme amaçları

• Kapılardan kimin, hangi saatlerde geçebileceğinin belirlenmesi ve uygulanması.
• Geçişlerin ve reddedilen denemelerin kaydedilmesi ve raporlanması.
• Ziyaretçilere süreli geçiş izni verilmesi.
• Kişinin kendi geçiş geçmişini görebilmesi ve QR kodla geçebilmesi.
• Kart veya izin süresi dolmadan e-posta ile hatırlatma yapılması (Firma açtıysa ve kişi kapatmadıysa).
• Hesap güvenliği, yetkilendirme ve işlemlerin izlenebilirliği.
• Teknik destek taleplerinin karşılanması.

Veriler pazarlama amacıyla kullanılmaz, üçüncü kişilere satılmaz ve reklam amaçlı profilleme yapılmaz.

5. Hukuki sebepler

Önder Zaman verileri Firma’nın talimatıyla, veri işleyen sıfatıyla işler. Firma’nın dayandığı hukuki sebepler tipik olarak şunlardır (nihai değerlendirme veri sorumlusu olarak Firma’ya aittir):

• KVKK m.5/2-c — sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (iş sözleşmesi, hizmet ilişkisi).
• KVKK m.5/2-ç — veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (iş sağlığı ve güvenliği gibi).
• KVKK m.5/2-f — ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (binanın ve çalışanların güvenliği, yetkisiz girişin önlenmesi).
• Bunların karşılanmadığı hâllerde açık rıza (m.5/1).

6. Özel nitelikli veriler ve biyometri

Biyometrik veri, KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi ağır şartlara bağlıdır.

PerplusAccess biyometrik veri işlemez. Geçiş kart veya QR kod ile yapılır; sunucuda parmak izi ya da yüz şablonu tutulmaz. Kişi, panel için yalnızca bir kart numarasıdır.

Firma kendi kararıyla biyometrik okuyucu kullanırsa, o okuyucunun işlediği veriye ilişkin tüm hukuki yükümlülükler (açık rıza, ek güvenlik tedbirleri, Kurul kararlarına uygunluk) veri sorumlusu olan Firma’ya aittir.

7. Verilerin saklandığı yer

Kişisel veriler, hizmetin sunulduğu bulut altyapısında saklanır. Bu altyapı Almanya’da konumlanmıştır; veriler bu kapsamda yurt dışına aktarılmaktadır.

Geçiş kontrol paneli, kapı başında karar verebilmek için kart numaralarını ve yetki bilgilerini kendi hafızasında da tutar. Panel Firma’nın binasındadır ve fiziki korunması Firma’ya aittir.

Yurt dışına aktarım KVKK m.9 hükümlerine tabidir. Firma, veri sorumlusu sıfatıyla bu aktarımın hukuki dayanağını sağlamakla yükümlüdür. Önder Zaman, bu yükümlülüğün yerine getirilmesi için gereken bilgi ve belgeleri sağlar; ayrıntı Veri İşleyen Sözleşmesi’nde düzenlenmiştir.

8. Verilerin aktarıldığı taraflar

Bunların dışında üçüncü kişilere aktarım yapılmaz. Veriler reklam ağlarına, veri simsarlarına ya da analiz şirketlerine verilmez. Mobil uygulama anlık bildirim altyapısı kullanmadığı için bildirim sağlayıcılarına veri gitmez.

9. Saklama süreleri

Abonelik sona erdiğinde veriler kendiliğinden silinmez; Firma’nın talebiyle dışa aktarılır ve yine talebiyle kalıcı olarak silinir (Veri İşleyen Sözleşmesi).

10. İlgili kişinin hakları

KVKK m.11 uyarınca ilgili kişi:

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonuç doğmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

11. Başvuru yolu

Önder Zaman’ın veri sorumlusu olduğu hâller (Firma yetkilileri, sözleşme muhatapları) için başvuru:

Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Kimliğin doğrulanabilmesi için ek bilgi istenebilir.